印信使用
一、前言：
印信的使用，是我國文化的特色，文書加蓋印信，旨在認可憑證、取信對方；有時經由印信的鑑定，也可以取得法律的地位，或者作為辨別身分的依據。同時，印信也是權力的象徵，是機關職權的合法代表，新舊機關首長交接，以印信作為傳承的工具，有其權力轉換的意義。
隨著時代演進與科技進步，文書處理作業電子化已為許多機關所採用。現行文書處理方式在電子化處理中產生許多扞格之處，其中又以蓋印最為顯著。因此，民國82年修正《公文程式條例》時，即在第3條規定：「機關公文以電報、電報交換、電傳文件或其他電子文件行之者，得不蓋用印信或簽署。」。不過，為了避免有人假借機關名義行文，可採用的方法，包含：設置電子交換中心，建立識別通行的機制，及透過電子認證或電子簽章的鑑別等途徑，來達到防偽的目的。總之，以現代的科技仿造一枚印信，比冒用電子簽章，還要容易；因此，蓋用印信所彰顯的意義，已非以往「用作信守」的本意了。
二、印信的種類：
(一)依照《印信條例》第2條規定，我國印信分以下5種：
１、國璽：玉質、正方形、國徽鈕。分中華民國之璽及榮典之璽，前者用於總統所發之外交文書；後者用於總統所發之褒獎書狀。
２、印：銀質或銅質、正方形、直柄式，用於永久性機關之公文。
３、關防：銅質、長方形、直柄式，用於臨時性或特殊性機關之公文。
４、職章：銀質或銅質、正方形、直柄式，用於呈文、簽及各種證券報表。
５、圖記：木質、長方形、直柄式，用於公務業務或各項證明文件上。
(二)依照《文書處理手冊》的規定，各機關因處理文書需要，得依照下列規定自行刊刻章戳，分交各有關單位或人員妥善使用。
１、條戳：木質或用橡皮刻製，以長方形為原則，用正楷或宋體字，由左至右，刻機關(單位)全銜。於書函、開會通知單、移文單、建議單、通知單、催辦單等用之。
２、簽字章：本質或用橡皮刻製，依機關首長、副首長及幕僚長等之簽名由左至右刻製，對外行文時用之。
３、鋼印：鋼製、圓形，由左至右，刻鑄機關全銜(並得刻鑄機關全銜之英文名稱)，其圓周直徑以不超過5公分為限，於職員證、證書、證券等證明文件上用之。
４、校對章：角質用篆字、隸書或正楷，由左至右，刻機關全銜或簡稱，並加「校對章」字樣，於文書改正時用之。
５、騎縫章：款式與校對章同，並加「騎縫章」字樣，於公文、附件或契約黏連處用之。
６、附件章：款式與校對章同，並加「附件章」，於公文之附件上蓋用之。
７、收件章：用橡皮刻製、由左至右刻機關全銜，並加「收件章」字樣，並附日期及時間，於收受文件時用之。
８、職名章：以正楷或隸書，由左至右，刻製職稱、姓名。
９、電子文件章：由左至右，於收發電子文件時用之。
(三)套印章：機關基於業務的需要，按照原有印信或章戳式樣，以拓模或縮小製模，作成「套印章」，以便運用在具有證明性質的大宗文件之上，其效力等同原有印信或章戳。
(四)電子簽章：傳統的實體文件加蓋印信後，可以確認其真實性；但電子文件必須與電子簽章進行電腦邏輯處理，以產生一個安全而完整的通信或交易主體，用以辨識電子文件簽署者身分及表示簽署者同意的內容。目前最常見的邏輯方法為使用數學演算法（如RSA等），將電子文件轉化為數位資料，稱為數位簽章，並用簽署者之私鑰（代表簽署者本人之數位資料）對其加密形成一簽體，使他人可藉原始資料訊息、簽體及與私鑰相關連之公鑰（公開之數位資料），驗證該簽體是否使用與簽章公鑰相對應之私鑰所製作，以及簽體製作後，原始資料訊息是否遭受竄改，藉以保護傳送資料與接收資料雙方。私鑰及公鑰是由公正的憑證機構所發給，私鑰就好比是私人的印鑑，公鑰則好比是印鑑證明，簽署者利用私鑰在電子文件上簽章，產生的電子文件稱為簽體，收到簽體的一方則可以向憑證機構申請簽署者之公鑰，以驗證簽體之真偽。
三、印信的製發、啟用、換發及繳銷：
依照「印信製發啟用管理換發及廢舊印信繳銷辦法」規定，各機關印信的製發、啟用、換發及繳銷，作法如下：
(一)製發：各機關、學校及事業機構需用印信時，應填具請製發印信申請表，依照印信條例有關規定向製發機關申請製發。凡首長職位在薦任以上者，其印信均由總統府製發。
(二)啟用：各機關、學校及事業機構之印信啟用時，應銼去四角小柱，填具印信啟用報備表並於啟用後一週內，依原申請製發程序，報請製發機關備查。製發機關備保存原製發機關印模，以便未來作為查驗之用。
(三)換發：印信蓋用日久致印文模糊必須申請換發者，應拓具印模表，敘明製發及啟用日期，依規定申請換發。印信毀損或遺失時，得申請補發；補發時，應敘明該印信之質料、種類、等級、印文、製發及啟用日期、毀損或遺失之經過詳情及失職人員議處情形，依規定申請補發。
(四)繳銷：各機關、學校及事業機構，因裁撤、歸併、變更名稱，或依規定換發、補發及繳銷印信時，應填具繳銷廢舊印信申報表，並將原領印信左下方截去一角，其他部分不得毀損，洗刷潔淨，於繳銷廢舊印信申報表上拓具墨模後，連同封固之廢舊印信，依原申請製發程序，遞繳原製發機關銷燬，不得自行銷燬。
四、印信的蓋用：
一般機關用印，大都依照慣例蓋用，有所謂「上不壓正文，下要騎年蓋月」的說法；在行政院《文書處理手冊》內，雖有若干規定，但因未附有範例，以致於誤用現象極為普遍，本網站試以較為詳細的說明，幫助監印人員正確使用印信。
依照《公文程式條例》第3條規定，機關公文視其性質，分別蓋用印信或簽署；至於如何蓋用，茲分述如下：
(一)監印人員於待發文件檢點無誤後，依下列規定蓋用印信：
１、發布令、公告、派令、任免令、獎懲令、聘書、訴願決定書、授權狀、獎狀、褒揚令、證明書、執照、契約、證券、匾額及其他依法規定應加蓋用印信之文件，均蓋用機關印信及首長職銜簽字章。
(１)以上縷列的公文書，除「公告」有明確規定：「除登載於機關電子公布欄者外，張貼於機關公布欄時，必須蓋用機關印信，於公告兩字下闢出空白位置蓋印，以免字跡模糊不清。」其餘均依例辦理。
(２)發布令、派令、任免令及獎懲令等，內文形式與「公告」雷同，因此蓋法以在首頁右側上方空白處蓋印為原則，簽署使用之章戳位置則於全文最後。
(３)聘書、訴願決定書、授權狀、獎狀、證明書、執照等，日期大都押在最後，按「上不壓正文，下要騎年蓋月」的說法，首長簽署後，印信蓋在年、月之上。
(４)褒揚令、勳章令等，乃蓋用「榮典之璽」，依慣例蓋在正中文字之上。
(５)其餘依形式比照辦理。
２、呈：用機關首長全銜、姓名、蓋職章。例如：行政院上呈總統的公文，文末用打繕「行政院院長　某某某」之後，蓋用俗稱「小官章」的職章。
３、函：上行文署機關首長職銜、姓名，蓋職章。平行文蓋職銜簽字章或職章。下行文蓋職銜簽字章。
(１)上行函：署機關首長職銜、姓名，蓋職章。例如：內政部給行政院的公文，文末用打繕「內政部部長　某某某」之後，蓋用俗稱「小官章」的職章。
(２)平行函：蓋職銜簽字章或職章。例如：內政部給外交部或者內政部給交通部觀光局的公文，文末逕用「部長　某某某」的簽字章（大多使用藍色）；例如：內政部給考試院的公文，文末用打繕「內政部部長　某某某」之後，蓋用俗稱「小官章」的職章。
(３)下行函：蓋職銜簽字章。例如：內政部給內政部警政署，文末逕用「部長　某某某」的簽字章（大多使用藍色）。
４、書函、開會通知單、移文單及一般事務性之通知、聯繫、洽辦等公文，蓋用機關或承辦單位條戳。
５、機關內部單位主管依分層負責之授權，逕行處理事項，對外行文時，由單位主管署名，蓋單位主管職章或蓋條戳。惟附加「本案依分層負責授權單位主管決行」字樣。
６、機關首長出缺由代理人代理首長職務時，其機關公文應由首長署名者，由代理人署名。機關首長因故不能視事，由代理人代行首長職務時，其機關公文，除署首長姓名註明不能視事事由外，應由代行人附署職銜、姓名於後，並加註代行二字。機關內部單位基於授權行文，得比照辦理。
７、會銜公文如係發布命令應蓋機關印信，其餘蓋機關首長職銜簽字章。
(二)一般公文蓋用機關印信之位置，以在首頁右側上方空白處用印為原則，簽署使用之章戳位置則於全文最後並貼左蓋用。
(三)公文及原稿用紙在兩頁以上者，其騎縫處均應蓋(印)騎縫章。
(四)附件以不蓋用印信為原則，但有規定須蓋用印信者，依其規定。
(五)副本之蓋印與正本同，抄本(件)及譯本不必蓋印，但應分別標示「抄本(件)」或「譯本」。
(六)文件經蓋印後，由監印人員在原稿加蓋監印人員章，送由發文單位辦理發文手續。
(七)不辦文稿之文件，如需蓋用印信時，應先由申請人填具「蓋用印信申請表」，其格式由機關自訂，惟內容應包括申請人簽章、蓋用印信之文別、受文者、主旨、用途、份數及蓋用日期等項目，陳奉核定後，始予蓋用印信。
(八)監印人員對行文單位兼有電子交換及非電子交換之文稿，應核對其清單無誤後，方得於非電子交換公文蓋印，並循發文程序作業。
五、印信的管理：
(一)監印人員應備置印信蓋用登記表，對已核定需蓋印之文件，應予登錄並載明收(發)文字號，申請表應妥為保存，以備查考。登記表及蓋用印信申請表，於新舊任交接時，應隨同印信專案移交。
(二)各機關、學校及事業機構基於業務需要，須將印信拓模或縮小製模套印於文件者，應經該機關首長核准，並依規定拓模二份向印信原製發機關報備。製版及套印過程中，應指定專人監督；套印完畢後，底片、印版應予銷燬或指定單位或人員保管。
(三)監印人員蓋用行文單位兼有電子交換及非電子交換之文稿時，應核對其清單無誤後，方得於非電子交換公文蓋印，並循發文程序作業。
六、我國印章包含依法申請的印信及自行刊刻的章戳，前者依「印信條例」的規定，字體採「陽文篆字」，後者在「事務管理手冊」內，僅規定其形狀、字體，兩者均未規定直式或橫式。既然公文已決定改為橫式，印章如維持現狀，不僅使用不便，也不甚調和。不過，自行刊刻的章戳改用橫式，問題不大；但依法申請或報備的印信，若改為由左至右的橫式字體，則包含具有傳承意義的國璽，各機關的印或關防，以及人民團體和公司行號的圖記，都得大肆改革。所以，筆者認為現有的印信無須改為橫式，但遇有重新製發，或換發、補發時，便可在合法的範圍內，考慮改刻由左至右的篆字。