函
《公文程式條例》初定時，不稱「函」，而稱「公函」，定義為「不相隸屬之機關公文往復時用之」。民國41年修正該條例時，才有「函」，並解釋為「同級機關或不相隸屬之機關有所洽辦、通報或答復時用之。」民國62年修正時，再定義為「各機關間公文往復，或人民與機關間之申請與答復時用之。」
從以上函的修正過程，可以發現「函」的使用範圍有日益擴大的現象，不但取代了過去的「批」、「通知」，而且也取代了下級機關對上級機關的「呈」；上級機關對下級機關的「令」，以及部分的「咨」。
目前行政機關之一般公文以「函」為主，茲將函的製作方法，分述如下：
一、結構：
「函」的結構分別為「主旨」、「說明」、「辦法」3段。「主旨」一段段名不變，「說明」及「辦法」兩段段名，均可因事、因案加以活用。例如：「說明」可改用「經過」、「原因」、「理由」等較適當之名稱。「辦法」則可改用「建議」、「請求」、「意見」、「擬辦」、「核示事項」等其他名稱。雖然函的結構分為3段，但凡案情簡單者，能用「主旨」一段完成，勿硬性分割為2段、3段。以達到《公文程式條例》第8條所規定「簡、淺、明、確」之要求。
二、文字用語：
(一)文字敘述應儘量使用明白曉暢、詞意清晰之文字。
(二)文句應正確使用標點符號。（參考附錄一：標點符號用法表）
(三)文內避免使用艱深費解、無意義或模稜兩可之詞句。
(四)應採用語氣肯定、用詞堅定、互相尊重之語詞。
三、各段規格：
(一)每段均標明段名，段名之前不冠數字，段名之後加冒號「：」。
(二)「主旨」一段不分項，文字緊接段名書寫。
(三)「說明」、「辦法」如無項次，文字緊接段名書寫；如分項條列，應另列縮格書寫。
(四)「說明」、「辦法」中，其分項條列內容過於繁雜、或含有表格型態時，應編列為附件。
(五)函的格式：
○○○ 函
地址：
聯絡方式：
（郵遞區號）
（地址）
受文者：○○○
發文日期：中華民國00年00月00日
發文字號：○○○字第0000000000號
速別：
密等及解密條件或保密期限：
附件：
主旨：
說明：
辦法：
　一、
　二、
　　(一)
　　(二)
　　１、
　　２、
　　　(１)
　　　(２)
正本：
副本：
○長 ○○○	
　規格說明：
１、「○○○ 函」的「○○○」表示發文機關的全銜，其位置在全文的上端，並置中。
２、「地址」與「聯絡方式」置於右側，字略小；前者書寫發文機關的地址，後者書寫承辦人、電話或傳真或e-mail。
３、「受文者」須與文末的正本配合；並擇其中一個機關（單位）填入。
４、「發文日期」、「發文字號」、「速別」、「密等及解密條件或保密期限」、「附件」等五項為管理資料，字略小，書寫方式如下：
(１)「發文日期」：填寫發文的年、月、日，並依規定以民國紀元。
(２)「發文字號」：填寫發文的字軌與流水號碼。
(３)速別：可寫「最速件」或「速件」等，普通件不必填寫。
(４)「密等及解密條件或保密期限」：依「國家機密保護法」規定，屬國家機密者，填「絕對機密」、「極機密」、「機密」；一般公務機密文書列為「密」等級。解密條件或保密期限於其後以括弧註記；如非密件，則不必填列。
(５)附件：須視文內有無附件而書寫，如無附件，則不必填寫。
５、「主旨」、「說明」、「辦法」為本文的部分，字略大。
６、「正本」、「副本」置於本文之末，字略小。
７、首長簽署「○長 ○○○」，置於左側，其中「○長」，書寫機關首長的職銜；擬稿時，職銜之後僅書「姓」，名字則以「○○」表示。
四、分段要領：
(一)主旨：為全文精要，以說明行文的目的與期望，應力求具體扼要。
(二)說明：當案情必須就事實、來源或理由，作較詳細之敘述，無法於「主旨」內容納時，用本段說明。
(三)辦法：向受文者提出之具體要求，無法於「主旨」內簡述時，用本段列舉。
五、應注意事項：
(一)訂有辦理或復文期限者，應在「主旨」內敘明。
(二)承轉公文，應摘敘來文要點，不可在「稿」內書：「照錄原文，敘至某處」字樣，來文過長仍應儘量摘敘，無法摘敘時，可照規定列為附件。
(三)概括之期望語「請核示」、「請查照」、「請照辦」等，列入「主旨」，並不應在「辦法」段內重複；至具體詳細要求有所作為時，應列入「辦法」段內。
(四)「說明」、「辦法」須眉目清楚，分項條列時，每項表達一意，其意義完整者，雖一句，可為一項；否則雖字數略多亦不應割裂。
(五)正文之後首長簽署，敘稿時，為簡化起見，首長職銜之後僅書「姓」，名字則以「○○」表示。
(六)須以副本分行者，應在「副本」項下列明；如要求收受者作為時，則應改在「說明」段內列明。
(七)如有附件，應在「說明」段內敘述附件名稱及份數。
六、舉例說明：
例一：
行政院　函　 
地址：000台北市忠孝東路1段1號
聯絡方式：承辦人○○○ 電話0000000
100
台北市○○區○○○路0段000號
受文者：台北市政府
發文日期：中華民國00年00月00日
發文字號：○○○字第0000000000號
速別：
密等及解密條件或保密期限：
附件：
主旨：為杜流弊，節省公帑，各項營繕工程，應依法公開招標，並不得變更設計及追加預算，請轉知所屬機關學校照辦。
說明：
一、依本院00年00月00日會議決議辦理。
二、據查目前各級機關學校對營繕工程仍有未按規定公開招標，或施工期間變更原設計，以及一再請求追加預算，致弊端叢生，浪費公帑。
辦法：
一、各級機關學校對營繕工程應依法公開招標，並按「機關營繕工程及購置定製變賣財物稽察條例」辦理。
二、各單位之工程應將施工圖、設計圖、契約書、結構圖、會議紀錄等工程資料，報請上級單位審核，非經核准，不得變更設計及追加預算。
正本：台灣省政府、台北市政府、高雄市政府
副本：本院主計處、本院秘書處
院長 ○○○	

例二：
行政院　函　 
地址：000台北市忠孝東路1段1號
聯絡方式：承辦人○○○ 電話0000000
100
台北市○○區○○○路0段000號
受文者：立法院
發文日期：中華民國00年00月00日
發文字號：○○○字第0000000000號
速別：最速件
密等及解密條件或保密期限：
附件：如說明三
主旨：函送「公文程式條例」第七條、第十三條、第十四條修正草案及「中央法規標準法」第八條修正草案，請查照審議。
說明：
一、鑑於國際間交往日愈密切，文書資料來往頻繁，歐美文字都是由左至右橫式排列，國內目前直式書寫如遇引用外文或阿拉伯數字時，往往形成扞格。為與國際接軌，並兼顧電腦作業平台屬性，使公文製作更具便利性，進而提升公文處理效率，爰擬具「公文程式條例」第七條、第十三條、第十四條修正草案及「中央法規標準法」第八條修正草案。
二、經提本（92）年8月13日本院第2852次會議決議：「通過，送請立法院審議」。
三、檢送「公文程式條例」第七條、第十三條、第十四條修正草案及「中央法規標準法」第八條修正草案條文對照表（含總說明）各3份。
正本：立法院
副本：
院長　○○○	

例三：
台北市政府　函　 
地址：000台北市○○○路000號
聯絡方式：承辦人○○○ 電話0000000
100
台北市○○區○○○路0段000號
受文者：台北市政府工務局
發文日期：中華民國00年00月00日
發文字號：○○○字第0000000000號
速別：
密等及解密條件或保密期限：
附件：如說明三
主旨：「台北市環境美化會報設置要點」自00年00月00日廢止，請查照。
說明：依據本府人事處案陳貴局00年00月00日○○○字第0000000000號函辦理。　
正本：台北市政府工務局
副本：台北市政府工務局公園路燈工程管理處
市長　○○○	
例四：
台北市政府　函　 
地址：000台北市○○○路000號
聯絡方式：承辦人○○○ 電話0000000
100
台北市○○區○○○路0段000號
受文者：台北市政府○○局
發文日期：中華民國00年00月00日
發文字號：○○○字第0000000000號
速別：最速件
密等及解密條件或保密期限：
附件：
主旨：貴局行文未按「行政機關公文製作改革要點」辦理，仍用「令」、「呈」等，與規定不符，請注意改進，並請查照。
說明：
一、貴局00年00月00日○○○字第0000000000號報告有關00年00月份逾期公文調卷分析情形，仍使用「呈」。
二、另貴局00年00月00日○○○字第0000000000號發布台北市建築物附設停車場聯合清查管理規定事項，仍使用「令」。
三、上開兩文，與「行政機關公文製作改革要點」第4項第4款：「除公布法規、人事任免仍用『令』，對國家元首仍用『呈』......外，一律使用『函』或『書函』行文」的規定不符，請注意改進。
正本：台北市政府○○局
副本：本府秘書處、研考會
市長　○○○	

例五：
外交部、財政部、經濟部　函　 
地址：000台北市○○○路000號
聯絡方式：承辦人○○○ 電話0000000
100
台北市○○區○○○路○段○○○號
受文者：行政院
發文日期：中華民國00年00月00日
發文字號：○○○字第0000000000號
速別：最速件
密等及解密條件或保密期限：
附件：「加強中約暨中沙友好關係方案」3份
主旨：函送「加強中約暨中沙友好關係方案」，請核備。
說明：
一、為進一步加強我國與約旦暨沙烏地阿拉伯兩王國之友好關係，本財政部○部長、本經濟部○部長、○次長及本外交部○部長、○次長、○司長於00年00月00日在外交部舉行會議，經依照中約雙方會商決定之項目及○部長訪問沙國後所建議之事項，逐項縝密討論，擬定「加強中約暨中沙友好關係方案」一種，並決定由主辦單位負責籌劃，迅速實施。
二、附上述方案一式3份。
正本：行政院
副本：
部長　○○○
部長　○○○
部長　○○○