公文概述
製作公文，是推行公務必要的工具，如何將處理公務的意思，表現出來，是初任公職者最頭痛的問題；即使任職多年，若不常撰擬公文，也有不知如何動筆之憾。不過，現職者可以翻閱檔案，可以請教同僚；甚至於經由主管的修改，揣摩公文製作的道理，久而久之，自然成為「案牘老手」。然而，透過這種「師徒相傳」的學習過程，經常只知其然，而不知所以然。
由於時代的進步，利用網路傳遞公文，乃必然的趨勢。因此，凡在網路傳送上，可能產生扞格之處，必須所有調整。身為現代的公務員，除了要掌握撰擬公文的原則及要領外，也要對網路傳遞、排版技巧、檔案運用等相關電腦常識，多所體認；尤其，行政院鑑於國際交流日愈密切，文書資料來往頻繁，直式書寫如遇引用外文或阿拉伯數字時，往往造成混淆，為了能與國際接軌，並兼顧電腦作業平台的屬性，使公文製作更具有便利性，已決定自94年1月1日全面實施「橫式公文」。所以，橫式公文的特性及其所產生的各種配套作法，包括：公文封、公文夾、章戳……等，也應有所調整，才能讓公文成為提高行政效能的工具。
茲先將公文的基本概念，分述如下：
一、公文的意義：
《公文程式條例》第1條規定：「稱公文者，謂處理公務之文書……。」因此，公文必須具備以下兩個條件：
(一)實質條件：須為處理公務所製作的文書，才能稱之為「公文」。
(二)形式條件：處理公務所製作的文書，必須具備《公文程式條例》所規定的程序與格式。包含：第3條的蓋印、第6條的日期文號、第7條的橫式格式……等。
二、公文的類別：
《公文程式條例》第2條規定，公文分為以下6類：
(一)令：公布法律、任免、獎懲官員，總統、軍事機關、部隊發布命令時用之。
(二)呈：對總統有所呈請或報告時用之。
(三)咨：總統與國民大會、立法院、監察院公文往復時用之。
(四)函：各機關間公文往復，或人民與機關間之申請與答復時用之。
(五)公告：各機關對公眾有所宣布時用之。
(六)其他公文：包括書函、開會通知單、公務電話紀錄、手令或手諭、簽、報告、箋函或便箋、聘書、證明書、證書或執照、契約書、提案、紀錄、節略、說帖及定型化表單等。
三、公文的區分：
為了印信的使用及彼此稱謂與用語，公文仍有必要依照發文者與受文者之間的關係，區分為「上行文」、「平行文」、「下行文」3種。
(一)上行文：下級機關對上級機關有所請求或報告時所使用。例如：行政院給總統的「呈」；內政部給行政院的「函」等。
(二)平行文：同級機關或不相隸屬機關間行文時所使用。例如：立法院給總統的「咨」；內政部給外交部的「函」；內政部給考試院的「函」；考試院給內政部的「函」等。
(三)下行文：上級機關對所屬下級機關有所指示、交辦、批復時所使用。例如：總統給行政院的「令」；行政院給內政部的「函」等。
四、文書處理程序：
《事務管理規則》第10條規定，文書處理程序分為下列各步驟：
(一)收文處理：包含簽收、拆驗、分文、編號、登錄、傳遞。
(二)文件簽辦：包含擬辦、送會、陳核、核定。
(三)文稿擬判：包含擬稿、會稿、核稿、判行。
(四)發文處理：包含繕印、校對、蓋印及簽署、編號、登錄、封發、送達。
(五)歸檔管理：依檔案法及其相關規定辦理。
五、製作公文的基本原則：
《公文程式條例》第8條規定：「公文文字應簡淺明確，並加具標點符號。」茲分述如下：
(一)所謂「簡」，就是簡單之意，公文應力求言簡意賅，切忌累贅繁瑣、言不及義，甚至於能用一段完成者，不必硬分為2段、3段，能用一個字者，絕不用兩個字；能用一句話者，絕不用兩句話。所謂「淺」，就是淺顯之意，公文應力求簡淺易懂，切忌舞文弄墨、艱深費解。所謂「明」，就是清楚之意，公文應力求正確清晰，切忌偏差歪曲、文義晦澀。所謂「確」，就是肯定之意，公文應力求語氣堅定，切忌模稜兩可、似是而非。
(二)國民政府時代的公文，因未加具新式標點符號，造成許多誤會，現代公文應正確使用標點符號，以利閱讀，而免誤解。
(三)公文作業的要求：
１、正確：文字敘述和重要事項記述，應避免錯誤和遺漏，內容主題應避免偏差、歪曲。切忌主觀、偏見。
２、清晰：文義清楚、肯定。
３、簡明：用語簡練，詞句曉暢，分段確實，主題鮮明。
４、迅速：自蒐集資料，整理分析，至提出結論，應在一定時間內完成。
５、整潔：簽稿均應保持整潔，字體力求端正。
６、一致：機關內部各單位撰擬簽稿，文字用語、結構格式應力求一致，同一案情的處理方法不可前後矛盾。
７、完整：對於每一案件，應作深入廣泛之研究，從各種角度、立場考慮問題，與相關單位協調聯繫。
８、週詳：所提意見或辦法，應力求週詳具體、適切可行；並備齊各種必需之文件，構成完整之幕僚作業，以供上級採擇。
(四)電腦製作橫式公文時，應遵守以下全形、半形字形標準之規定：
１、分項標號：應另列縮格以全形書寫為一、二、三、……，(一)、(二)、(三)……，１、２、３、……，(１)、(２)、(３)。
２、內文：
(１)中文字體及併同於中文中使用之標點符號應以全形為之。
(２)阿拉伯數字、外文字母以及併同於外文中使用之標點符號應以半形為之。
六、附記：
公文雖分為令、呈、咨、函、公告、其他公文6種，但一般機關極少用呈及咨兩種公文；再者，「其他公文」中也僅常用簽及書函兩種；因此本網站僅提供令、函、公告、簽及書函五種公文的作法。